Une vélorizon est un rassemblement de pratiquants de vélocouché de tout horizon sur un ou plusieurs jours.

Les vélorizons sont toujours organisées par des adhérents de l'AFV... elles sont réservées aux adhérents...

Vous souhaitez découvrir l'association au cours d'une vélorizon avant d'adhérer : Vous aurez cette possibilité une fois ensuite l'adhésion sera obligatoire...

 Merci de nous contacter pour nous présenter votre projet :

contact@as3r.fr (Notre correspondant Vélorizon) et afvelocouche@gmail.com

Elles sont le cœur de notre association...
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Tout est possible, la réservation d'un centre de vacances, d'un camping, de chambres d'hôtes... en fonction de l'environnement... (Nous n'avons pas encore essayé de château...)

Pour les repas, encore la diversité... un traiteur, tiré du sac, un restaurant, en commun, sur une table de camping, dans un lieu insolite...

A vous de choisir, touristique, contemplatif, sportif... un mélange... mais toujours dans la bonne humeur...

Pour organiser une vélorizon voici, dans un ordre approximatif, ce qu'il faut faire : (Par Philippe Lasnier , Frédéric Dutheil et Thomas Jordano)

1 - trouver un hébergement dans la zone choisie : ce peut être un camping ou un gîte, et on peut aussi se renseigner pour savoir si l'accès handicapé est possible. Le plus simple est de demander aux participants de réserver eux-mêmes, mais c'est à voir avec le camping qui souvent, hors période des vacances d'été, assure qu'il n'y a pas de problème de place. Il peut-être plus facile de laisser traiter les réservations de mobile-home en direct avec le camping.

2 - définir les parcours au départ de cet endroit : une simple approche de principe peut suffire au début, mais l'affichage des curiosités à découvrir permettra aussi de récolter des clients... Ensuite, pour partager les parcours, on peut utiliser un site comme Openrunner (mais il y en a d'autres... voir le fil dédié sur le forum :

3 - on peut aussi prévoir une restauration collective pour le ou les soirs (mais non obligatoire) : ça permet de souder le groupe et de faciliter les échanges, tout en simplifiant la logistique individuelle quand on a roulé toute la journée ; tant que le nombre n'est pas trop grand, un restaurant fait l'affaire et pour faciliter les choses et la négociation il vaut mieux demander le même menu pour tout le monde (exception éventuelle en cas de régime particulier à négocier avec le restaurateur si le fait est connu à l'avance). Pour les grands nombres, un traiteur et une salle près de l'hébergement peuvent devenir indispensables.

4 - une fois ces choses là définies, on peut créer un fil sur le forum et prévenir l'AFV pour la prise en compte par l'assurance - afvelocouche@gmail.com - pour prévenir le Président Olivier Cresson) ; l'assurance de l'AFV assurera la couverture en responsabilité civile de l'organisation. Préciser sur le premier message du fil sur le forum que l'AFV couvre la manifestation et qu'il serait bien que les participants adhèrent à l'association (voir les exemples sur le forum dans la rubrique Régions). Mettre Philippe Lasnier et Alain Verrière  en copie des messages adressés au Président pour qu'il intègre la manifestation sur le site de l'AFV. Préciser AFV dans le titre du fil sur le forum.

5 - Si la manifestation prévoit plus de 100 personnes ensemble sur la route, il faudra faire une demande d'autorisation à la Préfecture et prévenir les maires des communes traversées. 

l'article 3 du décret 2017-1279 modifie l'article R331-5 du Code du Sport de la façon suivante :

"Sont soumises à déclaration les manifestations sportives qui se déroulent en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique ou sur ses dépendances et qui :

1° Soit constituent des épreuves, courses ou compétitions comportant un chronométrage, un classement, en fonction notamment soit de la plus grande vitesse réalisée soit d'une moyenne imposée, ou un horaire fixé à l'avance ;

2° Soit constituent des manifestations sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixé à l'avance comptant plus de cent participants."

Le nouveau Cerfa à remplir au besoin est le 15826*01.

On peut aussi définir une limite du nombre d'inscriptions pour ne pas avoir ces tracasseries administratives.

Le petit coup de pouce financier et des informations sur l'assurance 

Pour des raisons diverses de logistique locale on peut parfois faire le choix d'un ensemble de grande capacité pour créer un rassemblement (Centre d’hébergement).

Côté logistique, d'année en année les organismes sont de plus en plus demandeurs de garanties. Les communes qui louent des salles, les grands gîtes, les établissements scolaires, les traiteurs, les loueurs de vaisselle etc... Échaudés par quelques indigents, demandent souvent une caution voir une avance. Il faut penser à quelques emplettes, gobelets, serviettes, apéritif, etc...

Pour un particulier il faut alors sortir le carnet de chèque et saigner temporairement le compte courant ! Et aussi démarcher son assureur pour obtenir l'indispensable, le précieux, le Saint Graal: L''attestation d'assurance.

 C'est là que le côté associatif joue pleinement son rôle.

Pour information, rien qu'en janvier l'AFV a cautionné près de 4000 €uros et avancé dans les 500 €uros, c'est autant de chèques à ne pas faire pour les organisateurs. Par ailleurs l'assurance ne couvre pas que les adhérents sur les rassemblements, c'est elle qui couvre la location des salles et matériels éventuels.